Prelazak sa Excel-a na CRM bez gubitka istorije: plan u 8 koraka

Kratak odgovor: prelazak sa Excel-a na CRM bez gubitka istorije radi se pravim redosledom. Prvo se tabele očiste, spoje duplikati i svaki red dobije stabilnu šifru. Zatim se dogovore polja, vlasnici i faze prodaje, pa se uvoze kupci, kontakti, prilike, ponude i aktivnosti — tim redom. U NG CRM-u svaki fajl najpre prolazi „Proveri fajl“ bez ijednog upisa, a šifra iz starog sistema sprečava duplikate pri ponovnom uvozu. Na kraju slede dan prelaska i obuka.

Šta se gubi kada se prelazak radi na brzinu?

Najlakše je izvesti tabelu i „ubaciti je“ u nov sistem. Posledice se vide već prve nedelje:

• Veze nestaju. Kontakti ne znaju kojoj firmi pripadaju, a prilike nemaju kupca.
• Istorija dobija pogrešne datume. Pozivi od prošle godine izgledaju kao da su obavljeni na dan uvoza.
• Vlasnici su pogrešni. Sve uvezene prilike pripadaju administratoru koji je pokrenuo uvoz.
• Duplikati se umnože. Isti kupac pod tri naziva postaje tri kupca, sa tri polovične istorije.
• Iznosi se ne slažu. Ponude prepisane iz tabele imaju zbirove koji ne odgovaraju stavkama.

Plan u nastavku sprečava svaki od ovih problema. Ne traži programera, ali traži disciplinu i jednu osobu koja je odgovorna za prelazak.

Kako preći sa Excel-a na CRM: plan u 8 koraka

1. Popis izvora i odluka šta prelazi
2. Čišćenje podataka
3. Spajanje duplikata
4. Stabilna šifra za svaki red
5. Mapiranje kolona na polja
6. Korisnici, vlasnici i faze prodaje
7. Uvoz pravim redosledom
8. Dan prelaska i obuka

1. Popis izvora i odluka šta prelazi

Napišite spisak svih mesta na kojima danas žive podaci o kupcima: glavna tabela, tabele pojedinačnih prodavaca, spisak ponuda, izvoz iz starog CRM-a ili programa za fakturisanje. Za svaki izvor odlučite šta prelazi. Aktivni kupci i otvorene prilike prelaze uvek; za staru istoriju dogovorite period koji tim zaista koristi. Ono što ne prelazi, arhivirajte — ne brišite.

2. Čišćenje podataka

Čišćenje je najvažniji i najduži korak. Pravila su jednostavna:

• jedan red je jedan zapis — jedan kupac, jedan kontakt, jedna prilika;
• jedna kolona je jedan podatak — ime i prezime, ulica i mesto, a ne „sve u napomeni“;
• PIB i matični broj čuvajte kao tekst, da Excel ne obriše vodeće nule;
• datumi u jednom formatu, iznosi kao brojevi, bez valute u istoj ćeliji;
• telefoni u istom obliku, na primer sa pozivnim brojem +381;
• e-mail adrese bez razmaka i bez dve adrese u jednoj ćeliji.

Format datuma i decimalni separator ne morate ručno da ujednačavate ako ih sistem pretvara pri uvozu, ali kolona mora biti dosledna od prvog do poslednjeg reda.

3. Spajanje duplikata

Duplikat je isti kupac ili kontakt upisan više puta. Najlakše ga je naći po PIB-u, zatim po e-mailu i telefonu, i na kraju po sličnom nazivu („Primer d.o.o.“ i „PRIMER DOO Beograd“). Sortirajte tabelu po tim kolonama, odlučite koji red je glavni i u njega prebacite podatke koje imaju samo ostali redovi. Duplikate je mnogo lakše spojiti u tabeli nego kasnije, u sistemu u kome tim već radi.

NG CRM pri unosu proverava kontrolnu cifru PIB-a i upozorava na moguće duplikate po PIB-u, e-mailu, telefonu i sličnom nazivu, a duplikati leadova se spajaju i kasnije, do pet odjednom. To je zaštita za ubuduće, a ne zamena za čišćenje pre prelaska.

4. Stabilna šifra za svaki red

Ovo je korak koji se najčešće preskače, a štedi najviše posla. Dodajte kolonu „Šifra“ u svaku tabelu i dajte svakom redu jedinstvenu oznaku koja se više ne menja — na primer K-0001 za kupce i P-0001 za prilike. Ako podaci dolaze iz starog sistema, iskoristite njegov ID.

Šifra radi dve stvari. Prvo, vezuje zapise: u tabeli kontakata kolona „Šifra kupca“ kaže kojoj firmi kontakt pripada. Drugo, čini ponovni uvoz bezbednim: kada red nosi šifru iz starog sistema, NG CRM prepoznaje postojeći zapis i ne pravi nov, pa isti fajl uvezen dvaput daje nepromenjene redove, a ne duplikate.

5. Mapiranje kolona na polja

Mapiranje znači da za svaku kolonu iz tabele odredite polje u CRM-u u koje ide. Primer za tipičnu prodajnu tabelu:

U NG CRM-u uz svaku kolonu stoji predlog polja sa stepenom sigurnosti, a pretvaranje rešava format datuma, decimalni separator i zamenu vrednosti — na primer, „U pregovorima“ iz tabele postaje faza Pregovori. Mapiranje se čuva kao šablon, pa ga sistem sledeći put prepoznaje sam. Dodatna polja koja firma definiše ulaze u uvoz kao i standardna. Može se krenuti i od uzorka fajla sa svim kolonama, koji se preuzme iz sistema i popuni.

6. Korisnici, vlasnici i faze prodaje

Pre prvog uvoza sistem mora da zna ko radi i kako se prodaje:

• Korisnici se dodaju prvi, jer se vlasnik svake prilike prepoznaje po e-mail adresi. Prodavac koji je otišao iz firme ne treba da postane vlasnik — dogovorite kome njegovi kupci prelaze.
• Šifarnici — faze prodaje, vrste aktivnosti i izvori leadova — podešavaju se pre uvoza, da bi vrednosti iz tabele imale gde da odu.
• Faze iz tabele („poslata ponuda“, „čeka odgovor“, „vruće“) svedite na faze pipeline-a sa jasnim kriterijumima. Kako se one definišu, opisano je u tekstu Faze prodaje u pipeline-u.

7. Uvoz pravim redosledom

Svaki korak se oslanja na prethodni: kontakt traži kupca, prilika traži kupca i vlasnika, ponuda traži priliku. Zato redosled nije stvar ukusa:

1. Kupci (partneri), prepoznati po šifri iz starog sistema ili po PIB-u.
2. Kontakti, vezani za kupce po šifri kupca i e-mailu.
3. Leadovi i otvorene prilike, sa šifrom i vlasnikom.
4. Ponude sa stavkama — u NG CRM-u stižu kao nacrti, a iznose ponovo računa server iz artikla, količine, cene i rabata.
5. Aktivnosti i tiketi — završene aktivnosti zadržavaju originalni datum, pa istorija kupca ostaje tačna.

Svaki fajl prvo prolazi kroz „Proveri fajl“: provera red po red pokazuje šta bi uvoz uradio — nov, izmenjen, nepromenjen ili postoji — i ne upisuje ništa. Zatim uvezite manji deo fajla kao probu. Pravi uvoz može da upiše sve ili ništa, ili samo ispravne redove, uz fajl sa greškama koji se ispravi i ponovo uveze. Uvoz se ne poništava jednim klikom, pa su provera i proba obavezni koraci, a ne izbor.

8. Dan prelaska i obuka

Dan prelaska je dogovoren datum posle koga se stara tabela samo čita, a sve novo se upisuje u CRM. Najbolje je da padne na početak nedelje ili meseca, kada je brojke lakše uporediti.

• Dan ranije: poslednji izvoz iz tabela i ponovni uvoz — zahvaljujući šiframa, već uvezeni redovi se prepoznaju, a ulaze samo izmene i novi zapisi.
• Prvog dana: Excel fajlovi se zaključavaju za izmene, a tim radi isključivo u CRM-u.
• Obuka po ulogama: prodavci — pipeline, aktivnosti i mobilna aplikacija; rukovodioci — dashbordi i zaglavljene prilike; administrator — uvoz, prava i šifarnici.
• Prve dve nedelje: kratak dnevni pregled pitanja i grešaka, i jedna osoba kojoj se tim obraća.

Kontrolna lista pre dana prelaska

• Svaki izvor ima vlasnika i odluku šta prelazi.
• Duplikati su spojeni, a svaki red ima šifru.
• PIB, datumi i iznosi su u ispravnom formatu.
• Korisnici su dodati, a šifarnici i dodatna polja podešeni.
• Statusi iz tabele svedeni su na faze pipeline-a.
• Svaki fajl je prošao „Proveri fajl“ bez grešaka.
• Probni uvoz je pregledan na nekoliko kupaca koje tim dobro poznaje.
• Tim zna datum prelaska i prošao je obuku.

Od čega zavisi koliko prelazak traje?

Manje od broja redova, a više od stanja podataka. Jedna uredna tabela prelazi brzo; pet tabela sa različitim nazivima kolona i istim kupcima pod različitim imenima traži dane čišćenja. NG CRM prima do 50.000 redova po fajlu i obrađuje ih u pozadini, pa vreme prelaska najviše zavisi od pripreme. Sačuvan šablon mapiranja štedi posao pri svakom sledećem uvozu istog oblika.

Kada podaci jednom pređu, ostaju vaši: izvoz svih podataka pravi jedan ZIP sa po jednim Excel fajlom za svaku vrstu zapisa. Ceo postupak uvoza opisan je na stranici Prelazak sa drugog CRM-a, a kako se pipeline i ponude koriste posle prelaska, na stranici Prodaja. Ako podaci dolaze iz sistema koji ih izvozi programski, umesto fajlova može da se koristi i javni API.